Briefe und E-Mails schreiben: Aufbau, Struktur und Vorgehen

Das Wichtigste in Kürze

Englisch ist die meistgesprochene und -geschriebene Sprache der Welt, z.B. kommt sie in der Geschäftswelt und in der Kommunikation mit internationalen Freunden zum Einsatz. Daher wirst Du immer wieder Briefe und E-Mails auf Englisch verfassen. Und das sollte geübt sein. Je nach Kontext ist es üblich, eine spezifische Anrede, Schlussformel, Gliederung und Sprache zu verwenden.

Im Folgenden werden Dir die wichtigsten Informationen zum Verfassen von formellen und informellen Briefen und E-Mails gegeben. Beide Arten von Nachrichten werden fast gleich verfasst. Nur beim Absender und der Adresse gibt es einen Unterschied, aber diese werden im Englisch-Unterricht fast nie geübt, weshalb sie auch in dieser Zusammenfassung nicht besprochen werden.

Info 1: Formelle Briefe und E-Mails

Der formelle Stil wird in gewissen geschäftlichen Kontexten oder in der Interaktion mit fremden Erwachsenen verwendet (z.B. mit Angestellten von Ämtern).

Anrede
Als Erstes schreibst Du die Anrede, die sich mit einer Leerzeile vom Rest des Textes abhebt.

Beispiele

Dear Mr + Nachname („surname“)

Dear Mrs + Nachname („surname“)

Dear Sir

Dear Madam

Dear Sir or Madam

Good Morning

To Whom it May Concern

Das letzte Beispiel ist ziemlich veraltet und wird nur noch verwendet, wenn man den Namen der Empfängerin oder des Empfängers nicht weiß. Zu diesem Zweck kann man auch „Dear Sir“, „Dear Madam“, „Dear Sir or Madam“ oder (am Morgen) „Good Morning“ verwenden.

Schlussformel
Die Schlussformel kommt ganz am Ende des Textes nach einer Leerzeile. Egal, welche Formel Du wählst, setze anschließend ein Komma, lasse eine weitere Zeile frei und schreibe Deinen Vor- und Nachnamen. In einem Brief schreibst Du Deine Unterschrift dazwischen.

Beispiele

Yours sincerely, (BE)

Sincerely yours, (USA)

Sincerely, (USA)

Kind regards,

Regards,

Respectfully,

Gliederung

Erster Absatz	Falls Du die Person nicht kennst, stelle Dich zuerst kurz vor. Nenne Dein Hauptanliegen. m Falle einer Bewerbung („application“) sagst Du, wo Du das Inserat gesehen hast.
Weitere Absätze	Gib Deine Informationen und nenne Deine weiteren Anliegen. Vergiss nicht die jeweils nötigen Erklärungen. Variiere dabei die Formulierungen.
Schluss	Biete an, dem Adressaten mehr Informationen zu geben. Bedanke Dich evtl. für die Kenntnisnahme Deines Schreibens. Bedanke Dich für die baldige Antwort auf Dein Schreiben.

Sprache

Formelle Sprache	Beispiele
vollständige Sätze	~~Thanks for coming~~ Thank you for your visit
keine zusammengezogene Formen	~~I’d~~ I would
Passivsätze	~~I have been informed~~ someone has told me
unpersönlicher Stil	~~it seems to me~~ it has become clear
wenig Abkürzungen	~~Jan~~ January
weniger „phrasal verbs“	~~set off~~ depart

Info 2: Informelle Briefe und E-Mails

Den formellen Stil verwendet man für Briefe und E-Mails an Familienmitglieder, Freunde und Be-kannte. Dies sind alles Personen, mit denen Du vertraut bist oder die Du zumindest persönlich kennst.

Anrede
Wie die formelle ist auch die informelle Anrede vielgestaltig. Wähle „Dear + Vornamen“ oder die Anrede, die Dir am besten gefällt.

Beispiele

Dear + Vorname (first name)

Hello

Hi

Greetings

Schlussformel
Die Schlussformel kommt ganz am Ende des Textes nach einer Leerzeile. Setze anschließend ein Komma, eine weitere Leerzeile und schreibe Deinen Vornamen.

Beispiele

Best wishes,

Best regards,

Lots of love,

Gliederung
Auch bei informellen Briefen und E-Mails ist eine gute Strukturierung mit Paragrafen nötig.

Erster Absatz	Bedanke Dich evtl. für den Brief, den Du erhalten hast. Sag evtl., dass Du Dich über den erhaltenen Brief gefreut hast.
Weitere Absätze	Gehe evtl. auf einige Themen und Fragen des erhaltenen Briefs ein. Vergiss nicht die jeweils nötigen Erklärungen und Beispiele. Stelle evtl. Fragen, erzähle Geschichten. Du bist völlig frei.
Schluss	Beende Deinen Brief oder Deine E-Mail in einem freundlichen Ton. Bitte Deine Adressatin bzw. Deinen Adressaten um Antwort.

Sprache

Informelle Sprache	Beispiele
zusammengezogene Formen	I’d
kurze, gängige Wörter	got
informelle Zeichensetzung	!
freundlicher Ausdruck	tell me
lebendige Sprache, extreme Adjektive	~~interesting, strange, big~~ fascinating, absurd, massive

Zusatzinfo 1: Prüfungen

Befolge die Aufgabenstellung.
Halte Dich an die vorgegebene Länge. Schreibst Du weniger, fehlt wahrscheinlich etwas. Schreibst Du mehr, wiederholst Du Dich bestimmt und nennst irrelevante Details.
Use linking expressions to connect ideas and to help your readers follow your writing more easily.