Formeller Brief: Struktur, sprachliche Formeln und Stil

Das Wichtigste in Kürze

Es ist wichtig, dass Du in der Lage bist, formelle (= offizielle) Briefe zu schreiben und dabei gewisse Normen einzuhalten. Beispielsweise brauchst Du diese Fertigkeit, wenn Du ein Gesuch oder eine Vertragskündigung einreichen möchtest, oder Auskunft von einer Fachperson benötigst. Wenn Du die Normen nicht einhältst, wird dies oft als negativ wahrgenommen. Es lohnt sich daher, einen formellen Brief schreiben zu können. 

Info 1: Vorgehen

Formelle Briefe schreibst Du auf dem Computer (z. B. mithilfe des Textverarbeitungsprogramms Word) und druckst sie dann gegebenenfalls aus, bevor sie verschickt werden. Beim Schreiben gehst Du folgendermaßen vor:

• Briefkopf (= Absender)
  Die Absenderadresse (mind. Dein Vor- und Nachname, Deine Adresse, evtl. E-Mail-Adresse und evtl. Telefonnummer) schreibst Du oben links auf die A4-Seite (vgl. Beispiel unten). 

• Adresse
  Die Empfängeradresse (evtl. Titel, Vor- und Nachname, Adresse) schreibst Du ca. drei Zeilen unter die Absenderadresse (vgl. Beispiel unten). 

• Datum
  Den Ort und das Datum platzierst Du über dem Betreff rechts, ca. drei Zeilen unter die Empfängerdresse.
  
  
• Betreffzeile
  Oberhalb der Anrede solltest Du den Betreff (= den Titel) des Briefes hinschreiben. Dieser sollte kurz sein und auf Dein Anliegen aufmerksam machen. Beispiel: „Antrag auf Beurlaubung“.

• Anrede
  Unter dem Betreff steht die Anrede. Sprich Deine Adressatin oder Deinen Adressaten (z.B. ein Schuldirektor oder eine zukünftige Arbeitgeberin) wenn möglich direkt an. Meistens schreibt man „Guten Tag Herr/Frau …“ oder „Guten Abend Herr/Frau …“. Du kannst aber auch „Hallo Herr…“ oder „Sehr geehrte Frau…“ schreiben. Nach der Anrede kommt ein Komma („Guten Tag Frau Gerlach, …).

Wenn Dein*e Empfänger*in einen Professor- oder Doktortitel hat, schreibst Du diesen auch. Du schreibst also z.B. „Sehr geehrte Frau Prof. Dr. ...“. Falls Du den Namen nicht kennst, schreibst Du einfach „Sehr geehrte Damen und Herren“. 

• Gliederung
  Bei längeren formellen Briefen ist eine Gliederung in drei Teile (Einleitung, Hauptteil, Schluss) sinnvoll. Dabei gilt – wie immer –, dass die Einleitung und der Schlussteil kürzer sind als der Hauptteil.

• Grußformel
  Nach dem eigentlichen Brief, also nach dem Schlussteil, folgt eine Grußformel. Für formelle Briefe benutzt man dafür meistens die Formel „Mit freundlichen Grüßen“ oder auch „Freundliche Grüße“.
  

• Unterschrift
  Unterschreibe den Brief von Hand. Verwende dabei keinen Bleistift, sondern einen eher dunklen, nicht ausradierbaren Stift. Achte darauf, dass Du dabei immer mit Vor- und Nachnamen unterschreibst.
  

• Anlage(n)
  Unter Deiner Unterschrift kannst Du mit dem Stichwort „Anlage“ bzw. „Anlagen“ und einer kurzen Liste darauf hinweisen, dass Du Deinem Brief weitere Dokumente beigelegt hast.
  

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Info 2: Sprache

Achte darauf, dass Du beim Schreiben eines offiziellen Briefes eine angemessene, sachliche Sprache benutzt. 

• Verwende durchgängig Bildungssprache. Vermeide Abkürzungen und Ellipsen und mache stattdessen vollständige Sätze, am besten mit einigen Passiv-Konstruktionen. 
  
• Verwende die Höflichkeitsform. Vergiss dabei nicht die höfliche Anrede mit großgeschriebenem „Sie“ und „Ihr“! 
  

Hinweis:

Dein Brief sollte außerdem schön formatiert sein. Schau darauf, dass alles ordentlich aussieht. Die Schriftart und -größe sollte passen und auch alle Abstände sollten einheitlich sein.

Beispiel für einen formellen Brief: