E-Mails und Briefe schreiben: Sprache, Struktur und Unterschiede

Das Wichtigste in Kürze

Das Schreiben von E-Mails und Briefen ist aus dem heutigen Leben kaum wegzudenken. Egal, ob Du Deine Lehrperson etwas fragen oder jemandem, den Du kennst, einen persönlichen Brief schreiben möchtest: Du musst wissen, wie E-Mails und Briefe verfasst werden. In dieser Zusammenfassung lernst Du, wie man persönliche Briefe verfasst und wie Du E-Mails richtig strukturierst.

Im Folgenden werden Dir die wichtigsten Informationen zum Verfassen von informellen bzw. persönlichen und formellen Briefen und E-Mails gegeben. Beide Arten von Nachrichten werden fast gleich verfasst. Nur beim Absender, der Adresse und dem Ort und Datum gibt es Unterschiede. Z.B. schreibst Du Ort und Datum bei Briefen oben rechts, während dies bei E-Mails elektronisch generiert wird. Außerdem gibt es in E-Mails eine Betreffzeile, in der Du beschreibst, worum es in Deiner E-Mail geht, z.B. „Hausaufgabe Deutsch“ oder „Referenzanfrage“.

Info 1: Persönliche E-Mails und Briefe

Persönliche E-Mails und Briefe sind im informellen Stil. Du schreibst und schickst sie an Deine Familienmitglieder, Freunde und Bekannte. Dies sind alles Personen, mit denen Du vertraut bist oder die Du zumindest persönlich kennst. Beim Schreiben von persönlichen E-Mails und Briefen gehst Du folgendermaßen vor:

• Anrede
  Die informelle Anrede ist vielgestaltig. Wähle eine informelle Begrüßung und sprich Deine Adressatin oder Deinen Adressaten mit Vornamen an. So beginnst Du persönliche E-Mails und Briefe meistens mit „Liebe…“ oder „Hallo…“. Häufig sind aber auch „Hi…“, „Hey…“ oder „Moin…“.

Nach der Anrede kommt ein Komma („Hallo Oma, …). Das Wort des nächsten Satzes wird dann kleingeschrieben. Schreibst Du hingegen ein Ausrufezeichen nach der Anrede („Hallo Oma!“), so musst Du groß weiterschreiben.

• Grußformel und Unterschrift
  Am Schluss Deines Briefes kommt eine Leerzeile und dann steht die Grußformel. Du kannst zum Beispiel „Viele Grüße“, „Liebe Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ schreiben. Nach der Grußformel schreibst Du Deinen Vornamen.

• Gliederung
  Versuche, Deinen Brief in Absätze einzuteilen. Mache immer dann einen neuen Absatz, wenn ein Gedanke abgeschlossen ist oder Du ein neues Thema beginnst. Du kannst Deinen Brief auch in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schlussteil gliedern: 

• Sprache
  Du kannst Alltagssprache (= Umgangssprache) verwenden und sprichst Dein Gegenüber mit „Du“ an. Du „duzt“ sie also. Du darfst Dich freundschaftlich ausdrücken und eine lebendige Sprache benutzen (z.B. mit Interjektionen oder extremen Adjektiven).

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Info 2: Formelle E-Mails und Briefe

Der formelle Stil wird in gewissen geschäftlichen Kontexten oder in der Interaktion mit fremden

Erwachsenen verwendet (z.B. mit Angestellten von Ämtern). Auch E-Mails und Briefe, welche Du an Deine Schule oder für offizielle Sachen wie z.B. Gesuche schreibst, sind eher formell und haben eine strengere Struktur. 

• Anrede
  Sprich Deinen Adressaten oder Deine Adressatin direkt an. Meistens schreibt man „Guten Tag Herr/Frau …“ oder „Guten Abend Herr/Frau …“. Du kannst aber auch „Hallo Herr…“ oder „Sehr geehrte Frau…“ schreiben. Nach der Anrede kommt ein Komma („Guten Tag Frau Gerlach, …).

Wenn Dein*e Empfänger*in einen Professor- oder Doktortitel hat, schreibst Du diesen auch. Du schreibst also z.B. „Sehr geehrte Frau Prof. Dr. ...“. Falls Du den Namen nicht kennst, schreibst Du einfach „Sehr geehrte Damen und Herren“. 

• Grußformel und Unterschrift
  Am Ende Deiner formellen E-Mail oder Deines Briefs steht die Grußformel. Meistens verwendet man dafür „Mit freundlichen Grüßen“. Nach der Grußformel schreibe Deinen Vor- und Nachnamen.
  
  

• Gliederung
  Teile Deine E-Mail in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss ein:

• Sprache
  Verwende Bildungssprache, vermeide Abkürzungen und Ellipsen und mache stattdessen vollständige Sätze – am besten mit einigen Passiv-Konstruktionen. Sprich Dein*e Adressat*in durchgängig mit „Sie“ an.

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Info 3: Weitere Formen der Nachricht

Neben E-Mails und Briefen gibt es weitere Formen von Nachrichten. Je nach Verhältnis zu Deinen Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten oder Lehrpersonen kannst Du auch via SMS oder WhatsApp kommunizieren. Diese Wege sind aber nicht geeignet, um formelle Briefe zu schreiben. Es bestehen einige Unterschiede zu den E-Mails und Briefen:

• Diese Nachrichten sind meistens kürzer.
  
• Diese Nachrichten sind „kollegialer“, also informeller.
  
• Diese Nachrichten sind eher für Alltagsinfos zwischen Personen geeignet, welche einander schon sehr vertraut sind.