Formelle Briefe und E-Mails schreiben

Das Wichtigste in Kürze

Ob kurze, informelle Briefe an vertraute Freund*Innen oder formelle und ausführliche Briefe an wichtige Vorgesetzte: Im Berufsalltag wirst Du ständig Briefe (oder immer häufiger E-Mails) verfassen müssen. Es ist also wichtig, dass Du übst, auf Französisch Briefe und E-Mails zu schreiben. Je nach Kontext des Briefes ist es üblich, spezifische Anreden, Schlussformeln und Textgestaltungen zu verwenden. Im Folgenden werden Dir die wichtigsten Informationen zum Verfassen von Briefen und E-Mails im Berufsleben erklärt.

Info 1: Die verschiedenen Anredeformen

Unabhängig davon, ob Du einen Brief oder eine E-Mail schreiben musst, gelten dieselben Regeln für Anredeformen. Je nachdem, ob Du jemandem in einem formellen, informellen oder persönlichen Ton schreibst, gelten unterschiedliche Normen:

FORMELLE BEZIEHUNGEN:

Im Französischen darf eine Anrede – im Unterschied zur deutschen Sprache – nicht in verkürzter Form geschrieben werden. Ebenso wird der Name der angesprochenen Person in der Anrede nicht erwähnt und die Anrede muss immer vor einem Komma stehen. Wenn bei formellen sowie geschäftlichen Beziehungen weder Name noch Geschlecht der angeschriebenen Person bekannt sind, so lautet die Standardanrede:

• Madame, Monsieur,
• Messieurs,
  
• Mesdames, Messieurs,

Wenn Du einer Person schreibst, welche Du persönlich kennst oder mit der Du häufig zu tun hast, so verwendest Du eine der folgenden Anreden:

• (Chère) Madame, 
• (Cher) Monsieur,

Falls Du einer Kundin oder einem Kunden schreibst, kannst Du eine der folgenden Anreden verwenden:

• (Madame et) Chère Cliente,
• (Monsieur et) Cher Client,

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INFORMELLE BEZIEHUNGEN:

Falls Du eine oder mehrere Personen (sehr) gut kennst, schreibst Du diese mit folgenden Anreden an:

• Chère collègue, Cher collègue,
• Chères collègues, (nur weibliche Kolleginnen) 
• Chers collègues, (männliche oder männliche und weibliche Kolleg*innen)
• Chers amis,
• Chère Joséphine,
• Cher Jérôme,

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PERSÖNLICHE BEZIEHUNGEN:

Wenn Du einer guten Bekannten oder einem Freund schreibst, kannst Du eine der folgenden Anreden verwenden:

• Bien chers tous,
• Mon cher Gérard,
• Ma chère Béatrice,

Zusatzinfo 1: Berufe und Titel in der Anrede

Wenn Du den Titel oder die Berufsbezeichnung einer Person kennst, bieten sich folgende Anschriften an:

• Madame la Présidente, (bei einer Präsidentin/Vorsitzenden) Monsieur le Président (bei einem Präsidenten/Vorsitzenden)
• Madame la Directrice, (bei einer Direktorin/Leiterin) Monsieur le Directeur, (bei einem Direktor/Leiter)
• (Cher) Maître, (bei einer Rechtsanwältin / einem Rechtsanwalt oder einer Notarin / einem Notar)
• (Cher) Docteur, (bei einer Ärztin / einem Arzt)
• Madame la Directrice des Ressources Humaines, (bei einer Personalleiterin) Monsieur le Directeur des Ressources Humaines (bei einem Personalleiter) 
• Monsieur l’Ambassadeur, (bei einem Botschafter) Madame l’Ambassadeur, (bei einer Botschafterin) Madame l’Ambassadrice, (bei einer Frau eines Botschafters)
• Madame le Ministre, (bei einer Ministerin) Monsieur le Ministre, (bei einem Minister)
  
• Madame le Député, (bei einer Abgeordneten) Monsieur le Député, (bei einem Abgeordneten)
• Madame le Maire, (bei einer Bürgermeisterin) Monsieur le Maire, (bei einem Bürgermeister)

Info 2: Die verschiedenen Schlussformeln

Die passende Anrede, welche Du am Briefanfang verwendet hast, wird in der abschliessenden Grussformel (zwischen zwei Kommas) wiederholt:

Beispiel:

Nous vous prions d’agréer, Mesdames, Messieurs, nos sentiments respectueux et dévoués.

Wie Dir bestimmt aufgefallen ist, erscheint diese französische Grussformel verglichen mit der im Deutschen gängigen „Mit freundlichen Grüssen“ etwas übertrieben und theatralisch. Eine zu knappe oder unpassende Abschlussformel könnte hingegen einen unprofessionellen oder unhöflichen Eindruck hinterlassen: Deshalb ist es wichtig, dass Du Dir die folgenden Abschlussformeln gut merkst. Genau wie bei der Anrede kommt es bei der Schlussformel auf die Beziehung zwischen Absender*in und Empfänger*in (bspw. Angestellte*r an Vorgesetzte*n), die Art (bspw. Bewerbungsschreiben) und den Ton (bspw. formell) des Briefes an. 

Einige Beispiele:

FORMELL UND SEHR RESPEKTVOLL:

• Je vous prie d’agréer, Mesdames et Messieurs, / Madame, / Monsieur, l’assurance de ma respectueuse considération.
• Nous vous prions de croire, Madame la Directrice, / Maître, / Docteur, à l’expression de nos sentiments respectueux.
• Nous vous prions de croire, Madame la Directrice des Ressources Humaines, / Monsieur le Président, à l’expression de nos sentiments les plus dévoués.
• Veuillez accepter, Madame, / Mesdames, l’expression de mes respectueux hommages. (nur von einem Mann an eine Frau)
• Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, Madame la Présidente, l’expression de mes respectueux hommages. (nur von einem Mann an eine Frau)

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FORMELL BIS FREUNDLICH:

• Nous vous prions de croire, Mesdames, Messieurs / Monsieur et Cher Client, à l’assurance de nos sentiments distingués.
• Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, / Madame la Présidente, l’expression de nos sentiments distingués. (eine Frau sollte vermeiden, einem Mann „sentiments“ zu schreiben)
• Nous vous prions de croire, Chère Cliente, à l’assurance de nos sentiments dévoués.
• Veuillez agréer, Monsieur et Cher Client, l’expression de mon sincère dévouement.

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EINIGE BEISPIELE, DIE AM HÄUFIGSTEN BENUTZT WERDEN:

• Nous vous prions d’agréer, (…), nos salutations distinguées. 
• Nous vous prions de recevoir, (…), nos salutations distinguées. 
• Veuillez agréer, (…), nos salutations distinguées.

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WENIGER FORMELL, SEHR FREUNDLICH UND FÜR KURZE BRIEFE:

• Sincères salutations.
• Amicalement vôtre.
• Veuillez croire en nos meilleurs sentiments.
• Veuillez croire à nos meilleurs sentiments.
• Salutations distinguées.
• Bien cordialement.
• Très sincèrement.
• Bien sincèrement.

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WENIGER FORMELL UND/ODER PRIVAT:

• Soyez assuré(e) de ma sincère amitié.
• Bien à vous.
• (Avec) Toutes mes amitiés.
• Sincèrement à toi.
• Avec mon amical souvenir.
• Je t’adresse mes amicales pensées.
• Amicalement.

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INFORMELL / PERSÖNLICH UND SEHR PRIVAT:

• Affectueuses pensées.
• Je t’embrasse bien fort.
• Affectueusement.
• Je t’embrasse de tout cœur.

Tipp: Gruss- und Schlussformeln sind generell weniger formell für E-Mails.

Info 3: Schreibstil und Textgestaltung bei einem formellen Brief

Bei der französischen Briefgestaltung beginnt jeder Absatz mit einem Einzug, bei der amerikanischen (die immer mehr bevorzugt wird) fangen alle Absätze linksbündig an und sind durch eine Leerzeile voneinander getrennt. Zudem wird der Briefbeginn (nach der Anrede) immer grossgeschrieben (im Gegensatz zum Deutschen). Merke Dir ausserdem, dass ein guter Geschäftsbrief präzise, kurz und logisch sein sollte. Schreibe deshalb lieber in kurzen Sätzen (8 bis 16 Wörter) und kurzen Absätzen (höchstens 6 Zeilen).

Info 4: Gliederung von Briefen und E-Mails

Du kannst einen Brief bzw. eine E-Mail eigentlich immer nach demselben Schema gestalten. Im Folgenden werden Dir die einzelnen Gliederungsschritte bei einem Brief bzw. einer E-Mail erläutert.

EINLEITUNG:

In der Einleitung beziehst Du Dich meistens auf eine Korrespondenz in der Vergangenheit, sei dies ein Brief, ein Telefonat, eine Rechnung, etc.

Beispiel:

Nous avons bien enregistré votre commande du 13 juillet et vous en remercions.

(Wir haben Ihre Bestellung vom 13. Juli erhalten und danken Ihnen dafür.)

SCHILDERUNG:

Nach der Einleitung schilderst Du den aktuellen Sachverhalt etwas genauer. Beispielsweise könnte eine Lieferverzögerung aufgekommen sein.

Beispiel:

Cependant, nous tenons à vous annoncer que des problèmes techniques ont dérangé notre planning de fabrication. Nous ne pouvons donc pas vous livrer à la date prévue.

(Wir müssen Ihnen jedoch mitteilen, dass technische Schwierigkeiten unseren Fabrikationsplan durcheinandergebracht haben. Wir können Sie also nicht bis zum geplanten Datum beliefern.)

SCHLUSSFOLGERUNG DES SACHVERHALTES:

Nachdem Du den Sachverhalt geschildert hast, erklärst Du die daraus resultierende Schlussfolgerung für die Zukunft oder die Bedeutung für die/den Empfänger/-in, bspw. dass die Lieferung verspätet sein wird.

Beispiel:

La livraison ne pourra avoir lieu que le 3 mai au lieu du 30 avril.

(Die Lieferung wird nicht am 30. April stattfinden können, sondern erst am 3. Mai.)

BRIEFSCHLUSS: 

Der Schluss eines Briefes (oder einer E-Mail) ist sehr wichtig, da er den Ton des Schreibens unterstreicht. Hier kommt Dein Anliegen, Deine Hoffnung und/oder Deine Erwartung zum Ausdruck.

Beispiel:

Nous vous remercions d’avance de votre compréhension.

(Wir danken Ihnen im Voraus für Ihr Verständnis.)

GRUSSFORMEL: 

Die Grussformel folgt immer nach dem Briefschluss und wird oftmals mit ebendiesem kombiniert. 

Beispiel:

En vous remerciant de votre compréhension, nous vous adressons, Monsieur le Directeur, nos salutations distinguées. 

(wörtlich: Ihnen für Ihr Verständnis dankend, senden wir Ihnen, Herr Direktor, unsere vornehmen Grüsse zu.)

Zusatzinfo 2: Pronomen, Passiv etc.

Bei geschäftlichen Briefen ist es üblich, entweder das Pronomen je oder nous zu benutzen, wobei nous oftmals passender ist. So erscheint es deutlich, dass Du ein*e Mitarbeiter*in der Firma – und nicht etwa deren Besitzer*in – bist. Speziell bei Absagen oder Reklamationen solltest Du das Passiv oder unpersönliche Formen verwenden, da diese von einem viel höflicheren Ton zeugen.

Beispiel:

Il semble qu’une erreur est arrivée dans votre facture… 

(Es scheint, dass ein Fehler bei Ihrer Rechnung passiert ist…)

im Gegensatz zu: 

Vous avez fait une erreur dans votre facture.

(Sie haben einen Fehler bei Ihrer Rechnung gemacht.)

Ebenso sollten Imperative (auch wenn sie notwendig sein sollten, wie bspw. bei wiederholten Mahnungen) gemieden werden, da sie sehr schroff und trocken klingen. 

Beispiel:

Nous vous demandons de bien vouloir nous régler avant le 25 juillet. 

statt

N’oubliez pas de nous régler avant le 25 juillet. 

Falls Du Fragen stellen musst, so vermeide die est-ce que-Variante. Benutze lieber die Inversion, da sie eleganter ist.

Beispiel:

Vous serait-il possible de nous faire parvenir le contrat actuel? 

(Wäre es Ihnen möglich, uns den aktuellen Vertrag zukommen zu lassen?)

BEISPIEL EINES FORMELLEN BRIEFS:

Info 5: Anpassungen für E-Mails 

In E-Mails kannst Du dieselben Anredeformen wie für Briefe verwenden, die Schlussformeln hingegen sind etwas kompakter als bei einem Brief (ausser es handelt sich um einen Erstkontakt mit einer/einem potenziellen Kundin/Kunden oder Geschäftspartner*in: dann verwendest Du lieber eine der Brief-Grussformeln). Meistens werden folgende (betreffend Formalität abnehmende) Grussformeln verwendet:

• Salutations distinguées,
• Avec nos salutations distinguées,
• Cordialement,
  
• Salutations cordiales,
• Bien cordialement,
  
• Sincèrement vôtre,
• Respectueusement vôtre,
• Bien à vous, 
• Amicalement,

Tipp: Beachte, dass bei E-Mails kein Punkt, sondern ein Komma nach der Grussformel gesetzt wird.

Zusatzinfo 3: Eigenheiten von Satzzeichen in der französischen Sprache

Vielleicht ist Dir beim Lesen französischer Texte schon aufgefallen, dass vor (und nach) gewissen Satzzeichen ein Leerzeichen vorkommt. So zum Beispiel beim Doppelpunkt, Strichpunkt (Semikolon), Ausrufe- und Fragezeichen sowie bei Anführungs- und Schlusszeichen. Wenn Du ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word) auf Französisch einstellst, macht es diese Leerzeichen automatisch – stellst Du es jedoch nicht um, wirken die fehlenden Leerschläge in den Augen einer französischsprachigen Person falsch und unprofessionell.

Zusatzinfo 4: Bezeichnungen für E-Mails (in der Umgangssprache)

Im gesprochenen Französisch wirst Du meist imél und mél hören, offiziell sind jedoch seit 2003 nur courrier électronique, courriel und message électroniquezugelassen. Nur bei vorgedruckten Adressangaben eines Dokuments (wie bspw. Briefpapier oder Visitenkarte) darf offiziell auch Mél. vor der E-Mail-Adresse stehen (wie Tél. bei der Telefonnummer). Ausserdem solltest Du Dir merken, dass man stets se connecter à Internet (ohne Artikel) sagt, wenn von der Online-Korrespondenz gesprochen wird.

Beispiel einer formellen E-Mail: