E-Mails und Briefe schreiben: Sprache, Struktur und Unterschiede

Das Wichtigste in Kürze

Das Schreiben von E-Mails und Briefen ist aus dem heutigen Leben kaum wegzudenken. Egal, ob Du Deine Lehrperson etwas fragen oder jemandem, den Du kennst, einen persönlichen Brief schreiben möchtest: Du musst wissen, wie E-Mails und Briefe verfasst werden.

Im Folgenden werden Dir die wichtigsten Informationen zum Verfassen von informellen bzw. persönlichen und formellen Briefen und E-Mails gegeben. Beide Arten von Nachrichten werden fast gleich verfasst. Nur beim Absender, der Adresse und dem Ort und Datum gibt es Unterschiede. Z.B. schreibst Du Ort und Datum bei Briefen oben rechts, während dies bei E-Mails elektronisch generiert wird. Ausserdem gibt es in E-Mails eine Betreffzeile, in der Du beschreibst, worum es in Deiner E-Mail geht, z.B. „Hausaufgabe Deutsch“ oder „Referenzanfrage“.

Info 1: Persönliche E-Mails und Briefe

Persönliche E-Mails und Briefe sind im informellen Stil. Du schreibst und schickst sie an Deine Familienmitglieder, Freunde und Bekannte. Dies sind alles Personen, mit denen Du vertraut bist oder die Du zumindest persönlich kennst. Beim Schreiben von persönlichen E-Mails und Briefen gehst Du folgendermassen vor:

Anrede
Die informelle Anrede ist vielgestaltig. Wähle eine informelle Begrüssung und sprich Deine Adressatin oder Deinen Adressaten mit Vornamen an. So beginnst Du persönliche E-Mails und Briefe meistens mit „Liebe…“ oder „Hallo…“. Häufig sind aber auch „Hi…“, „Hey…“ oder „Moin…“.

Nach der Anrede kommt ein Komma („Hallo Oma, …). Das Wort des nächsten Satzes wird dann kleingeschrieben. Schreibst Du hingegen ein Ausrufezeichen nach der Anrede („Hallo Oma!“), so musst Du gross weiterschreiben.

Grussformel und Unterschrift
Am Schluss Deines Briefes kommt eine Leerzeile und dann steht die Grussformel. Du kannst zum Beispiel „Viele Grüsse“, „Liebe Grüsse“ oder „Herzliche Grüsse“ schreiben. Nach der Grussformel schreibst Du Deinen Vornamen.

Gliederung
Versuche, Deinen Brief in Absätze einzuteilen. Mache immer dann einen neuen Absatz, wenn ein Gedanke abgeschlossen ist oder Du ein neues Thema beginnst. Du kannst Deinen Brief auch in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schlussteil gliedern:

Einleitung/

Erster Absatz

Schreibe eventuell, dass Du Dich über den erhaltenen Brief gefreut hast, und bedanke Dich dafür.
Sag, wieso Du den Brief schreibst.

Hauptteil/ Weitere Absätze

Gehe evtl. auf einige Themen/Fragen des erhaltenen Briefs ein.
Sprich das Hauptthema an.
Vergiss nicht die jeweils nötigen Erklärungen und Beispiele.
Stelle evtl. Fragen, erzähle Geschichten. Du bist völlig frei.

SCHLUSS

Beende Deinen Brief oder Deine E-Mail in einem freundlichen Ton.
Bitte Deine Adressatin bzw. Deinen Adressaten um Antwort.
Füge noch einige kurze Schlussworte hinzu.

Sprache
Du kannst Alltagssprache (= Umgangssprache) verwenden und sprichst Dein Gegenüber mit „Du“ an. Du „duzt“ sie also. Du darfst Dich freundschaftlich ausdrücken und eine lebendige Sprache benutzen (z.B. mit Interjektionen oder extremen Adjektiven).

Info 2: Formelle E-Mails und Briefe

Der formelle Stil wird in gewissen geschäftlichen Kontexten oder in der Interaktion mit fremden Erwachsenen verwendet (z.B. mit Angestellten von Ämtern). Auch E-Mails und Briefe, welche Du an Deine Schule oder für offizielle Sachen wie z.B. Gesuche schreibst, sind eher formell und haben eine strengere Struktur.

Anrede
Sprich Deinen Adressaten oder Deine Adressatin direkt an. Meistens schreibt man „Guten Tag Herr/Frau …“ oder „Guten Abend Herr/Frau …“. Du kannst aber auch „Hallo Herr…“ oder „Sehr geehrte Frau…“ schreiben. Nach der Anrede kommt ein Komma („Guten Tag Frau Gerlach, …).

Wenn Dein*e Empfänger*in einen Professor- oder Doktortitel hat, schreibst Du diesen auch. Du schreibst also z.B. „Sehr geehrte Frau Prof. Dr. ...“. Falls Du den Namen nicht kennst, schreibst Du einfach „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Grussformel und Unterschrift
Am Ende Deiner formellen E-Mail oder Deines Briefs steht die Grussformel. Meistens verwendet man dafür „Mit freundlichen Grüssen“. Nach der Grussformel schreibe Deinen Vor- und Nachnamen.

Gliederung
Teile Deine E-Mail in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss ein:

Einleitung/

Erster Absatz

Stelle Dich zuerst kurz vor, z.B. „Mein Name ist XY; ich bin aus der Klasse 2b.“ oder „Mein Name ist XY, ich habe gerade die fünfte Klasse abgeschlossen.“
Komm dann gleich auf Dein Anliegen zu sprechen, indem Du bspw. schreibst: „Ich wende mich an Sie, weil ich einen Ferientag beantragen möchte.“

Hauptteil/ Weitere Absätze

Begründe Deine Kontaktaufnahme und erkläre Dein Anliegen kurz und deutlich.

Schluss

Bevor Du Deine Adressatin bzw. Deinen Adressaten grüsst, kannst Du schreiben, dass Du froh um eine Antwort/Zusage wärst. Zum Beispiel: „Ich freue mich auf Ihre Antwort.“
Du kannst Dich im Voraus für die Antwort bedanken oder allgemein Danke für die Kenntnisnahme Deines Schreibens sagen, z.B. „Besten Dank für Ihre Rückmeldung schon im Voraus.“

Sprache
Verwende Bildungssprache, vermeide Abkürzungen und Ellipsen und mache stattdessen vollständige Sätze – am besten mit einigen Passiv-Konstruktionen. Sprich Dein*e Adressat*in durchgängig mit „Sie“ an.

Info 3: Weitere Formen der Nachricht

Neben E-Mails und Briefen gibt es weitere Formen von Nachrichten. Je nach Verhältnis zu Deinen Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten oder Lehrpersonen kannst Du auch via SMS oder WhatsApp kommunizieren. Diese Wege sind aber nicht geeignet, um formelle Briefe zu schreiben. Es bestehen einige Unterschiede zu den E-Mails und Briefen:

Diese Nachrichten sind meistens kürzer.
Diese Nachrichten sind „kollegialer“, also informeller.
Diese Nachrichten sind eher für Alltagsinfos zwischen Personen geeignet, welche einander schon sehr vertraut sind.